DATABASE DAN SISTEM MANAJEMEN DATABASE
Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang
mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya informasi yang
akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pemakai.
Kegiatan manajemen data
Kegiatan manajemen data mencakup :
• Pengumpulan data. Data yang diperlukan dikumpulkan dan dicatat dalam
status formulir yang disebut dokumen sumber (source document) yang
berfungsi sebagai input bagi sistem.
• Integritas dan pengujian. Data tersebut diperiksa untuk menyakinkan
konsistensi dan akurasinya berdasarkan suatu peraturan dan kendala yang
telah ditentukan sebelumnya.
• Penyimpanan. Data disimpan pada suatu medium seperti pita magnetik atau piringan magnetik.
• Pemeliharaan. Data baru ditambahkan, data yang ada diubah, dan data
yang tidak lagi diperlukan dihapus agar sumber daya tetap mutakhir.
• Keamanan. Data dijaga untuk mencegah penghancuran, kerusakan, atau penyalahgunaan.
• Organisasi. Data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
• Pengambilan. Data tersedia bagi pemakai
PENYIMPANAN SEKUNDER
Penyimpanan berurutan.
Penyimpanan berurutan (sequential storage) adalah suatu organisasi atau
penyusunan data di suatu medium penyimpanan yang terdiri dari suatu
catatan mengikuti satu catatan lain dalam suatu urutan nomor pegawai.
Penyimpanan pita magnetik
Pita magnetik yang digunakan untuk menyimpan data komputer memiliki
bentuk fisik yang sama dengan pita audio. Pita ini terdiri dari bahan
plastik yang dilapis dengan suatu zat yang memungkinkan perekaman.
Memperbarui file pita magnetik
Sejumlah file yang menyediakan gambaran konseptual dari perusahaan
tersebut file master. Ada file master persediaan, file master pelanggan,
file master pegawai, dsb. Tiap file master berisi data tentang suatu
subyek tertentu.
File master diperbarui dengan data dari file transaksi. Suatu file
transaksi berisi data yang menggambarkan kegiatan perusahaan seperti
penjualan, pembelian, dan waktu kerja pegawai.
Pengunaan pita magnetik
Pita magnetik angat cocok untuk dgunakan sebagai medium penyimpanan
historis. Perusahaan dapat menyimpan data pada pita dan menyimpan pita
tersebut sebagai catatan kegiatan bisnis. Pita magnetik juga digunakan
sebagai file backup dari file master yang tertulis pada alat penyimpanan
akses langsung. Pita magnetik dapat pula berfungsi sebagai medium
input. Pita magnetik dapat berfungsi sebagai medium komunikasi yang
dapat dikirimkan melalui pos.
Penyimpana akses langsung
Penyimpanan akses langsung (direct access storage) adalah suatu cara
mengorganisasikan data yang memungkinkan catatan – catatan ditulis dan
dibaca tanpa pencarian secara berurutan. Unit perangkat keras yang
memungkinkan hal ini disebut Direct Access Storage Device (DASD).
Penyimpanan piringan magnetik
Piringan (disk) yang digunakan untuk mencatat data komputer biasanya
terbuat dari metal dan dilapisi bahan perekaman yang sama dengan pita
magnetik. Beberapa piringan dapat disusun menjadi suatu tumpukan
piringan (disk stack) vertikal. Jalur adalah suatu pola melingkar dari
bit – bit data. Tumpukan piringan dimasukkan dalam suatu disk drive atau
disk unit.
Membaca dan menulis data pada piringan
Disk address menetukan nomor jalur, nomor read/write head, serta
biasanya nomor catatan pada jalur – catatan 1, catatan 2, dan
seterusnya.
Pembuatan alamat catatan
Ada tiga pendekatan dasar untuk menghasilkan alamat yang diperlukan DASD
untuk mengakses suatu catatan. Pendekatan tersebut adalah direct,
hashing, dan indexed sequential.
Direct addressing. Pada direct addressing, kunci catatan (record key)
berfungsi sebagai alamat. Kunci (key) adalah elemen data yang
mengidentifikasi catatan suatu file.
Hashing. Menghitung alamat dari kunci itu dapat dilakukan. Alamat diubah
oleh suatu algoritma yang disebut hashing scheme atau randomizing
formula untuk menghasilkan alamat. Overflow area adalah suatu bagian
dari DASD yang dicadangkan untuk penyimpanan catatan – catatan yang
kuncinya telah ditentukan. Kunci – kunci duplikat itu disebut synonym.
Indexed sequential. Jika suatu file diorganisasikan secara indexed
sequential, catatan – catatan dicatat pada piringan secara berurutan.
Kemudian kunci catatan ini dan disk address-nya ditempatkan dalam satu
file atau tabel tersendiri yang disebut indeks.
Penggunaan DASD
DASD adalah medium file master yang baik. Pengunaan lain yang terpopuler
adalah sebagai medium penyimpanan sementara untuk menampung data
semi-terproses.
HUBUNGAN PENYIMPANAN SEKUNDER DENGAN PEMROSESAN.
Terdapat dua cara utama untuk mengolah data-pengolahan batch dan
pengolahan online. Pengolahan batch mencakup pengumpulan transaksi dan
pemrosesan semuanya sekaligus, dalam batch. Pengolahan online mencakup
pengolahan transaksi satu persatu, kadang saat terjadinya transaksi.
Pengolahan batch
Tujuan dari sistem ini adalah memperbarui tiga file master –
perswediaan, piutang, dan analisis penjualan. Perusahaan biasanya
memperbarui file batch mereka secara harian, yang disebut siklus harian.
Pengolahan online
Pengolahan online dikembangkan untuk mengatasi masalah file yang
ketinggalan jaman. Terobosan teknologi yang memungkinkan pengolahan
online adalah penyimpanan piringan magnetic.
Sistem realtime
Sistem realtime adalah suatu sistem yang mengendalikan sistem fisik.
Sistem ini mengharuskan komputer berespon cepat pada status sistem
fisik. Sistem realtime adalah bentuk khusus dari sistem online.sistem
online menyediakan sumber daya konseptual tersebut dengan menggunakan
sumber daya konseptual untuk menentukan operasi dari sistem fisik.
ERA SEBELUM DATABASE
Era penggunaan computer yang ada sebelum konsep database dengan
pengulangan data (data redundancy), ketergantungan data (data
dependency), dan kepemilikan data yang tersebar (diffused data
ownership).
Pengulangan data
Saat sistem pengolahan data dirancang, file data input yang diperlukan
oleh sistem tersebut diciptakan tanpa mempertimbangkan bagaimana data
tersebut mempengaruhi sistem lain. Mungkin banyak, atau bahakan seluruh,
data dalam sustu file baru telah terdapat dalam file yang sudah ada.
Hasilnya adalah pengulangan data atau duplikasi.
Ketergantungan data
Ketergantungan data mengacu pada penggabungan yang erat antara
spesifikasi data dan program computer. Karakteristik data seperti
panjang field, panjang catatan, dan lain – lain dikodekan kedalam tiap
program yang mengakses data tersebut.
KEBANGKITAN ERA DATABASE
Organisasi logis (logical organization) mengintegrasikan data dari
beberapa lokasi fisik yang berbeda dan merupakan cara pemakai melihat
data. Organisasi fisik (physical organization), sebaliknya merupakan
cara computer melihat data – sebagai file – file yang terpisah.
Tugas spesialis informasi adalah menyediakan organisasi logis yang diperlukan oleh pemakai dalam kendala dari organisasi fisik.
Integritas logis dalam satu file
Dua pendekatn memungkinkan catatan – catatan pada satu file dipih
berdasarkan karakteristiknya daripada berdasarkan kuncinya. Pendekatan
ini disebut inverted file dan linked list. Keduanya membutuhkan DASD.
Inverted file. Inverted file adalah suatu file yang disimpan dalam
suatu urutan tertentu, tetapi suatu indeks yang menyertainya
memungkinkan catatan – catatan dari file itu dipilih dalam urutan yang
berbeda.
Inverted file dirancang untuk memecahkan jenis masalah berupa permintaan
manajer atas laporan yang mendaftarkan hanya catatan –catatan tertentu
dalam suatu file. Inverted file index seperti itu, juga sering disebut
indeks sekunder.
Linked list.
Suatu file tersendiri, yaitu salesperson link, ditambahkan pada tiap
catatan dalam file master wiraniaga. Field tersebut berisi link, atau
pointer, yang menghubungkan semua catatan dari setiap wiraniaga. File
yang berisi link filed disebut linked list.
Integritas logis antara beberapa file
Link digunakan untuk saling menghubungkan catatan- catatan dalam satu
file dengan catatn – catatan yang berhubungan dengan secara logis di
file – file lain. Sistem GE ini dimulai, yaitu integrated data store,
dan merupakan langkah maju pertama menuju satu database terintegrasi
dari beberapa file.
KONSEP DATABASE
Database adalah suatu koleksi computer yang terintegrasi,
diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan
pengambilan kembali. Integrasi logis dari catatan – catatan dalam banyak
file ini disebut konsep database.
Dua tujuan utama dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan
dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuan untuk
membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada
program yang memproses data.
STRUKTUR DATABASE
Hubungan eksplisit.
Satu pendekatan untuk menetapkan hubungan eksplisit antara catatan –
catatan dari beberapa file adalah dengan menyusun catatan – catatan
tersebut dalam suatu hirarki, ini disebut struktur hirarki.
Suatu catatan yang memiliki anak catatan disebut parent, dan anak catatan itu disebut children.
Hubungan implisit
Hubungan implisit, yaitu hubungan yang dapat dinyatakan secara tidak
langsung dari catatn data yang telah ada. Data dalam database relasional
ada dalam bentuk tabel – tabel yang disebut flat file. Flat file adalah
suatu penyusunan data dua dimensi dalam kolom – kolom dan baris –
baris.
PERANGKAT LUNAK DATABASE
Perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar
file, baik eksplisit maupun implisit, disebut sistem manajemn database.
MENCIPTAKAN DATABASE
Menentukan kebutuhan data
Definisi dari kebutuhan data adalah langkah kunci mencapai CBIS. Nama
yang diberikan untuk deskripsi dari semua data perusahaan adalah model
data perusahaan.
MENGGUNAKAN DATABASE
Query adalah permintaan informasi dari data-base, dan query language
adalah bahasa khusus yang user-friendly yang memungkinkan computer
menjawab query.
SUATU MODEL DBMS
Manajer database adalah elemen paling penting karena menangani
permintaan data para pemakai. Query language dan DML adalah bagian dari
manajer data-base.
PENGELOLA DATABASE
Tugas DBA terbagi dalam empat area utama: perencanaan database, penerapan database, operasi database, dan keamanan database.
MENEMPATKAN DATABASE DAN DBMS DALAM PERSPEKTIF
Keuntungan DBMS :
Mengurangi pengulangan data
Mencapai independensi data
Mengintegrasikan data dari beberapa file
Mengambil data dan informasi secara tepat
Meningkatkan keamanan
Kerugian DBMS :
Memperoleh perangkat lunak yang mahal
Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar
Mempekerjakan dan mempertahankan staff DBA
IKHTISAR
Manajemen data adalah subset dari irm yang melaksanakan fungsi
pengumpulan, pengujian dan integritas, penyimpanan, pemeliharaan,
keamanan, organisasi dan pengambilan data. Alat penyimpanan sekunder ada
dalam dua jenis – berurutan dan akses langsung. Jenis DASD paling
popular adalah piringan magnetic. Istilah realtime digunakan untuk
menggambarkan sistem online yang bereaksi cukup cepat pada kegiatan
dalam sistem fisik sehingga dapat mengendalikan sistem itu.
SISTEM PENGOLAHAN DATA
A. SISTEM PENGOLAHA DATA
System yang melakukan tugas pengolahan data adalah system pengolahan
data. Dalam pandangan kita, system pengolahan data adalah sama dengan
system akuntansi. Pndangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada
mulanya computer hnaya diterapkan untuk tugas akuntansi dan,
penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP.
Selama beberapa tahun telah digunakan empat jenis pengolahan data :
- system manual. System pertama adalah manual system ini hanya terdiri
atas orang pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri.
Buku besar menggambarkan recod dari operasi perusahaan.
- Mesin keydriven, penemuan mesin ini seperti cas register, mesin ketik
dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar.
- Mesin punched card, dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang
besar mencatat transaksi mereka dalam benituk punched card (kartu
berlubang) dan menggunakan mesin puched card pemeliharaan dan pengolahan
file yang penting.
- Computer. Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar
organisasi yang lebih kecil mengandalkan computer untuk melakukan
mayoritas pengolahan data mereka.
B. TUJUAN PENGOLAHAN DATA
Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara redod perusahaan yang akurat dan up to date.
C. TUGAS PENGOLAHAN DATA
Tanpa memandang apakah system pengolahan data perupa manual, key driven
computer atau kombinasi ada empat tugas dasar yang dilakukan
- pengumpulan data
sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya,
tiap tindakanya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan
tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi.
- pengubahan data
diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format
yang dapat digunakan. Operasi pengubahan data mencakup :
pengklasifikasian. Elemen data dimasukan ke dalam record untuk digunakan
sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record.
Penyortiran. Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode
atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian
disusun sedemikan rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat
dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan
menurut tanggal.
Penkalkulasian. Operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data
yang menghasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh, dalam system
penggajian, biaya perjam, dikalikan jumlah jam kerja untuk ,menghasilkan
pendapatan kotor.
Perekapitulasian. Ada banyak data yang perlu disinteesis atau dipersingkat menjadi bentuk total dan subtotal.
- penyimpanan data
pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya
sedangkan diperusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson,
misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari
pelanggannya memasang atau menginstal computer atau printer Epson.
- Pembuatan dokumen
System pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh
perorangan atau kelompok baik yang berada dijdalam atau diluar
perusahan.
- Sifat pengolahan data
Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi computer lain. System pengolahan data :
a. menjalankan tugas penting
b. mengikuti prosedur standar secara relative
c. mendapatkan data yang lengkap.
d. Mempunyai focus historisa yang palin utama
e. Memberikan informasi pemecahan masalah minimal.
D. SISTEM PENGOLAHAN DATA SAMPEL
Pengertian data sample digunakan oleh perusahaan distribusi yaitu
perusahaan yang mendistribusikan barang dan jasa kepada para
pelanggannya.kita namakan system tersebut dengan system distribusi.
E. DOKUMENTASI SISTEM
Dokumentasi system menggunakan diagram arus data (DFD) untuk
menggambarkan system kita harus mengetahui salah satu dari fasilitas
utama tujuanya adalah untuk mendokumentasi logika system dan logika
tersebut dijalankan oleh segala jenis system yaitu manual, key driven,
computer.
F. TINJAUAN SINGKAT MENGENAI SISTEM
Diagram kontek menggambarkan system dalam konteksnnya dengan
lingkungannya sistem distribusi digambarkan sebagai sebuah persegi
panjang tegak lurus, dengan tanda panah yang menggambarkan data yang
mengalir antara sistem dan lingkunganya. Elemen lingkungan digambarkan
dengan persegi panjang yang lebih kecil.
G. SUBSISTEM UTAMA DARI SISTEM DISTRIBUSI
Diagram kontek cocok untuk menentukan wilayah sistem yaitu elemen
lingkungan dan interface. Sub sistem di definisikan dengan sebuah
persegi panjang. Sub sistem yang pertama berkenaan dengan pemenuhan
pemesanan pelanggan yang kedua berkenaan dengan penambahan stok dari
pemasok dan yang ketiga berkenaan dengan pemeliharaan atau kepengurusan
buku besar perusahaan.
H. SISTEM YANG MEMENUHI PESANAN PELANGGAN
Langkah ini menunjukan empat sistem pertama yang terlibat dalam
pemenuhan pemesanan pelanggan yaitu order entri (entri pesanan)
inventarisasi, penagihan, (billing)dan penerimaan pembayaran (account
reciavable).
I. SISTEM YANG MEMESAN STOK TAMBAHAN
Dengan cara ini kita mendefinisikan sub sistem yang berhubungan dengan
pemesanan stok tambahan dari pemasok. Terdiri dari tiga sub sistem.
Yaitu pembelian, penerimaan, dan pembayaran.
J. SISTEM YANG MELAKUKAN PROSES BUKU BESAR UMUM
Sistem buku besar umum (general ledger system) merekapitulasi atau
meringkas transaksi dari berbagai sistem yang lain,seperti inventarisasi
dan penggajian.dua subsistem yang terlibat disini .yang pertama adalah
membukukan record yang memjelaskan berbagai tindakan dan transakasi ke
dalam biku besar umum tersebut.sub yang kedua menggunakan isi dari buku
besar umum tersebut untuk membuat laporan bagi manajer.
K. MEMENUHI PESANAN PELANGGAN
Dalam diskripsi tiap sub sistem sebelumnya kita menggunakan nomor dari
DFD untuk mempermudah dalam menghubungkan penjelasan dengan diagram.
1. Entri pesanan (order entri)
a. mengedit data pesanan
perusahaan menggunakan from pemesanan penjualan sebagai suatu cara yang
terorganisir untuk mencatat semua data yang diperlukan untuk mengolah
pesanan pelanggan.
b. Melakukan pengecekan kridit
Tujuanya adalah untuk menentukan apakah perusahaan ingin melakukan
bisnis dengan pelanggan atau tidak, salah satu cara untuk melakukan
pengecekan kredit adalah memasukan jumlah pesanan pada jumlah account
receivable.
c. melakukan log in pesanan
jika pesanan di terima maka kita masukan deskripsi identivikasi singkat
kedalam file order log dan menuliskan record accepted order, yang akan
menjadi input bagi sistem inventarisasi
a. menandai pesanan yang terpenuhi
ketiga langkah diatas membentuk hubungan berantai mereka dihubungkan
dengan arus data, tanpa adanya keikutsertaan masalah penyimpangan data.
d. inventarisasi
kita telah menerima pesanan pelanggan. Sekarang kita harus menentukan apakah kita dapat memenuhinya atau tidak.
a. mengecek keseimbangan persediaan
langkah pertama adalah mengecek keseimbangan atau neraca persediaan
untuk tiap item yang dipesan. Item record (record item) untuk item yang
dipesan dipanggil atau dibaca dari file inventori. Field neraca
persediaan dari record inventarisasi diperbandingkan dengan jumlah
pesanan dari record pesanan yang diterima untuk melihat apakah masih ada
stok yang cukup untuk memenuhi pesanan tersebut pesanan yang tidak
dapat dipenuhi, beck order recor dimasukan ke dalam field beck order.
b. mengecek point pemesanan kembali
kita harus mengecek untuk melihat apakah neraca persediaan yang baru
dapat memenuhi point pemesanan kembali. Setiap record item berisi field
poit pemesanan kembali recor point (point pemesanan kembali)adalah
jumlah inventarisasi yang memicu aktifitas penambahan stok.
c. menambah item yang diterima
untuk menambah atau menaikan neraca yaitu dengan adanya penambahan stok
yang diterima dari pemasok dengan menggunakan arus data receiv item dari
item penerimaan dan memperbarui field neraca persediaan dari item yang
diterima dal;am file inventori.
e. penagihan
invoice atau faktur adalah pemberitahuan resmi yang dikirim oleh
perusahaan ke pelanggan untuk memberi tahu pelanggan tersebut mengenai
jumlah hutang.
a. mendapatkan data pelanggan
data pelanggan meliput nama dan alamat keterangan pengiriman, dan nomor
tenagga penjual yang akan ditulis pada faktur dan dokumen lain
b. membuat faktur
pembuatan faktur melibatkan perhitungan aritmatika salah satu
perhitunganya adalah tiap line item (item baris) atau item yang
terdaftar dalam from faktur diuraikan dengan mengalikan harga dengan
jumlah item.
f. account receivable
a. memasukan receivable baru
b. menghapus receivable yang telah terbayar
c. membuat steatment
d. memberikan data pada buku besar umum
L. MEMESAN STOK TAMBAHAN
1. pembelian
merupakan bagian dari fungsi marketing, recor dimasukan dalam arus
purchasing data (data pembelian ) yang berfungsi sebagai input bagi
sistem pembelian yang menunjukan empat sub sistem dari sistem pembelian:
a. menetukan pemasok
b. mendapatkan komitmen verbal
c. membuat pesanan pembelian
d. menutup pesanan pembelian
2. penerimaan
sitem distribusi terdiri dari dua arus sumber fisik. Sistem penerimaan adalah tempat arus tersebut terjadi.
a. mengolah penerimaan
b. memberitaukan kepada sistem lainya
3. account payable
account payable sistem bertugas untuk membayar kepada pemasok atas
pemberian yang dilakukan. Kepastian ini dapat diperoleh bila terjadi
tiga kondisi
1. bila ada bukti bahwa stok tersebut dipesan
2. bila ada bukti bahwa stok telah diterima
3. bila factor telah diterima dari pemasok
M. PERANAN PEMROSESAN DATA DALAM PEMECAHAAN MASALAH
Pengolahan data banyak dilakukan oleh volume data yang lebih besar dari
pada volume informasinya. Ada dua alasan yang pertama sistem pengolahan
data benar benar menghasilkan out put informasinya dalam bentuk laporan
accounting standar yang kedua sistem pengolahan data memberikan kekayaan
pada database yang dapat digunakan dalam memecahkan masalah
