Departementasi

Departementasi

Departementasi Fungsional
Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi.
Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan.

Kebaikan :

1.       Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama.

2.      Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.

3.      Memusatkan keahlian organisasi.

4.      Memungkinkan pengawasan manajemen puncak

5.      Tugasnya jelas

6.      Pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak

7.      Hanya membutuhkan manajer saja yang harus berwawasan luas

8.      Mudah dijelaskan pada anggota bila ada persoalan

Kelemahan :

1.      Menciptakan konflik antar fungsi.

2.      Adanya kemacetan pelaksanaan tugas.

3.      Umpan balik yang lambat.

4.      Memusatkan pada kepentingan tugasnya.

5.      Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

6.      Kejenuhan akibat monotonnya aktivitas

7.      Komunikasi antar area tidak lancar terutama bila ada problem

8.      Individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hierarki

Departementasi Divisional

Departementasi divisional, departemen perusahaan besar yang berupa bisnis terpisah; mungkin ditujukan untuk membuat dan menjual produk spesifik atau melayani pasar spesifik.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

a.       Struktur organisasi divisional atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemprosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

b.      Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
Pengelompokkan kegiatan atas dasar, tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

Kebaikan :

1.       Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan

memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala.

2.       Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasidan prestasi kerja terpelihara.

3.       Kualitas dan kecepatan membuat keputusan meningkat.

4.       Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan
 lingkungan divisi yang khas

5.        Merumuskan tanggung – jawab dengan jelas dan perhatian
 dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja.

6.        Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas.

7.       Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.

8.       Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

Kelemahan :

1.      Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya
perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.

2.      Seberapa besar delegasi wewenang diberikan.

3.      Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi
biaya overhead perusahaan.

4.      Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi.

5.      Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu

6.      Masing-masing divisi bisa menghadapi problem yang sama sehingga
terjadi pengulangan dalam pengatasannya

7.      Target divisi bisa mengalahkan target organisasi

8.      Konflik antar divisi bisa terjadi, bila terjadi problem organisasi, maka
membutuhkan orang yang sangat ahli dan menguasai banyak hal

Organisasi Proyek Matriks

Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi proyek khusus.

Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personil dapat kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah selesai.

Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personil karena keputusan tersebut merupakan wewenang dari pada departemen

lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan bagi personil proyek karena personil proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek dan departemen fungsional.

Kebaikan :

1.      Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.

2.      Mengembangkan ketrampilan dan kreatifitas karyawan serta fleksibilitas
kepada organisasi.

3.      Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas
pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya
membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

4.      Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan
dan orientasi proyek.

5.      Mampu mengombinasi kelebihan pola fungsional dan divisional

6.      Menekankan pada teknik dan pasar

7.      Memerlukan sejumlah manager yang mampu menangani personil bidang teknik
dan pemasaran

Kelemahan :

1.      Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif

2.      Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.

3.      Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi.

4.      Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki.

5.      Sangat mahal untuk di implementasikan.

6.      Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.

7.      Sangat mahal

8.      Kesatuan komando bisa hilang karena individu memiliki lebih dari satu supervisor

REFERENSI :

http://princessclassy.blogspot.com/2010/01/departementasi.html

http://attarperdana.blogspot.com/2011/11/departementasi-manajemen.html

http://irikakuliah.blogspot.com/2011/05/organisasi-proyek.html

EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

Efektivitas merupakan wujud dari kemampuan untuk mendayagunakan sesuatu secara tepat sesuai dengan standar yang jelas dan dapat diterima secara universal. Dalam konteks ini efektivitas menunjukkan taraf mencapai tujuannya secara ideal, tarap efektivitasnya dapat dinyatakan dengan ukuran-ukuran yang agak pasti. Pandangan ini memfokuskan bahwa efektivitas adalah kemampuan untuk mencapai suatu tujuan dengan ukuran yang pasti.

            Siagian mengemukakan bahwa efektivitas adalah “pemanfaatan sumber daya, dana, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar diterapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa dengan mutu tertentu tepat pada waktunya”.[1]  Hal ini menunjukkan bahwa efektivitas sebagai suatu kegiatan yang tepat sasaran, berdaya guna dan berhasil guna untuk mencapai tujuan dalam implementasi suatu kegiatan tertentu.

Untuk mengetahui tingkat efektivitas sesuatu kegiatan biasanya dilakukan dengan membandingkan antara prestasi saat ini dengan prestasi yang diperoleh apabila semua sumber daya yang dimilikinya dikelola secara optimal dan objektif.

Secara teknis pengertian efektivitas merupakan suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan atau kegagalan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan.[2]  Diakui bahwa terdapat tiga dimensi yang kritis yang patut dipertimbangkan dalam mengamati tingkat efektivitas suatu organisasi atau kelompok yaitu: (a) keluaran yang dihasilkan, (b) kepuasan para anggota, dan (c) pertumbuhan dan pengembangan staf, baik yang menyangkut keterampilan dan kecerdasan individu maupun yang terkait dengan proses interaksi yang positif dalam pelaksanaan tugas. Sehubungan dengan pengertian tersebut terdapat ahli yang menekankan bahwa organisasi yang efektif adalah organisasi yang dapat menyelesaikan target atau tujuannya atau menghasilkan sesuatu yang melampaui prestasi organisasi yang melakukan hal yang sama.[3]

Berdasarkan pengerian tentang efektivitas seperti diuraikan di atas dapat diidentifikasi bahwa efektivitas pada umumnya dibicarakan dalam konteks aktivitas manajemen dan kelompok atau organisasi. Efektivitas selalu mengacu kepada tujuan organisasi dan sekaligus kepada kelangsungan hidup organisasi. Oleh karena itu efektivitas harus diukur dengan produk dari suatu organisasi yang mencakup jumlah dan mutunya (seberapa banyak dan seberapa baik), diukur dengan aspek kemanusiaan baik yang menjadi unsur penggerak maupun unsur konstituen dari organisasi. Efektivitas juga diukur dengan bagaimana anggota suatu organisasi dikembangkan kemampuannya (kecerdasan dan keterampilan) dalam melakukan tugas-tugas organisasi.

Untuk itu efektivitas tidak boleh lepas dari: faktor tujuan, faktor manusia, faktor nilai-nilai dan faktor sistem organisasi itu sendiri yang dihubungkan  dengan kondisi waktu, target, jumlah, dan kualitas. Dengan demikian efektivitas ternyata bersifat multidimensional, sehingg strategi yang dipilih untuk meningkatkan efektivitas tergantung pada kekhususan atau spesifikasi faktor dari permasalahan yang hendak dipecahkan. Yang perlu digaris bawahi bahwa sesuatu yang efektif belum tentu efisien, demikian sebaliknya sesuatu yang efisien belum tentu efektif, namun perlu ditegaskan kembali bahwa jika sesuatu kegiatan atau aktivitas telah terbukti ketidak efektifannya maka tidak perlu lagi mempersoalkan efisiensinya.

Robbins mengemukakan bahwa untuk mengukur efektivitas dapat digunakan empat model pendekatan yaitu: (a) pendekatan pencapaian tujuan (Goal attainmet), (2) pendekatan sistem yang menekankan stabilitas, (3) pendekatan konstituensi strategis yang menekankan terpenuhinya tuntutan stakeholder dan (4) pendekatan nilai-nilai bersaing yang mempertemukan tiga kriteria yaitu human relation model, open system model dan rational goad model.[4]

Untuk mengetahui tingkat efektivitas sesuatu kegiatan biasanya dilakukan dengan membandingkan antara prestasi saat ini dengan prestasi yang diperoleh apabila semua sumber daya yang dimilikinya dikelola secara optimal dan objektif.

Berdasarkan pengertian tentang efektivitas seperti diuraikan di atas dapat diidentifikasi bahwa efektivitas pada umumnya dibicarakan dalam konteks aktivitas manajemen dan kelompok atau organisasi. Efektivitas selalu mengacu kepada tujuan organisasi dan sekaligus kepada kelangsungan hidup organisasi. Oleh karena itu efektivitas harus diukur dengan produk dari suatu organisasi yang mencakup jumlah dan mutunya (seberapa banyak dan seberapa baik), diukur dengan aspek kemanusiaan baik yang menjadi unsur penggerak maupun unsur konstituen dari organisasi. Efektivitas juga diukur dengan bagaimana anggota suatu organisasi dikembangkan kemampuannya (kecerdasan dan keterampilan) dalam melakukan tugas-tugas organisasi.

Untuk itu efektivitas tidak boleh lepas dari: faktor tujuan, faktor manusia, faktor nilai-nilai dan faktor sistem organisasi itu sendiri yang dihubungkan  dengan kondisi waktu, target, jumlah, dan kualitas. Dengan demikian efektivitas ternyata bersifat multidimensional, sehingg strategi yang dipilih untuk meningkatkan efektivitas tergantung pada kekhususan atau spesifikasi faktor dari permasalahan yang hendak dipecahkan. Yang perlu digaris bawahi bahwa sesuatu yang efektif belum tentu efisien, demikian sebaliknya sesuatu yang efisien belum tentu efektif, namun perlu ditegaskan kembali bahwa jika sesuatu kegiatan atau aktivitas telah terbukti ketidak efektifannya maka tidak perlu lagi mempersoalkan efisiensinya.

---

[1] Sondang P Siagian. Filsafat Adminstrasi . Jakarta: Rineka Cipta, 1997. h.200

[2] Joseph Prokopenko. Productivity Management : A Practical Handbook (geneva : ILO. 1987), h. 5.

[3] Richard M. Steers. Gerald R. Ungson and Richard T. Mowday, Managing Effective Organizations: An Introduction  (Boston. Massachusetts: Kent Publishing Company, 1993), h. 346.

[4] Stephen Robbins. Perilaku Organisasi. Jakarta: PT. Prenhallindo, 2001.h.55

Komunikasi

Komunikasi

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.

Komunikasi adalah keterampilan yang sangat penting dalam kehidupan manusia, dimana dapat kita lihat komunikasi dapat terjadi pada setiap gerak langkah manusia. Manusia adalah makhluk sosial yang tergantung satu sama lain dan mandiri serta saling terkait dengan orang lain dilingkungannya. Satu-satunya alat untuk dapat berhubungan dengan orang lain dilingkungannya adalah komunikasi baik secara verbal maupun non verbal ( bahasa tubuh dan isyarat yang banyak dimengerti oleh suku

bangsa).

Pada dasarnya komunikasi digunakan untuk menciptakan atau meningkatkan aktifitas hubungan antara manusia atau kelompok.

Jenis komunikasi terdiri dari:

1. Komunikasi verbal dengan kata-kata

2. Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh

1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;

a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.

d. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.

e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2. Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal.

Yang termasuk komunikasi non verbal :

a. Ekspresi wajah

Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.

b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya

c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.

e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.

f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress

Ann Marriner,Tomey, Guide to Nursing management and Leadership, Mosby year book Inc 1996

Elaine.L.Monica, Kepemimpinan dan Management Keperawatan ,pendekatan berdasarkan pengalaman, Penerbit buku kedokteran EGC 1998

Roger. B. Ellis Robert,J Gates and Neil kenwarthy, Interpersonal communication in Nursing Theory and Practice, Churcill Livingstone, 1995

 

REFERENSI :

http://raipeza24.blogspot.com/2010/11/istilah-komunikasi-berasal-dari-kata.html

Motivasi

1.    Motivasi

Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan dan memelihara perilaku manusia. Motivasi ini merupakan suatu proses untuk mencoba mempengaruhi seseorang agar melakukan sesuatu yang kita inginkan. Seorang karyawan mungkin menjalankan pekerjaan yang dibebankan kepadanya dengan baik, mungkin pula tidak. Maka dari itu hal tersebut merupakan salah satu tugas dari seorang pimpinan untuk bisa memberikan motivasi (dorongan) kepada bawahannya agar bisa bekerja sesuai dengan arahan yang diberikan. Motivasi adalah juga subyek membingungkan, karena motif tidak dapat diamati atau diukur secara langsung, tetapi harus disimpulkan dari perilaku orang yang tampak.

Motivasi seperti yang telah disebutkan diatas, akan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi dengan bawahannya yang selanjutnya akan menentukan efektivitas manajer. Ada dua faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang, yaitu kemampuan individu dan pemahaman tentang perilaku untuk mencapai prestasi yang maksimal atau disebut juga persepsi peranan. Dimana antara motivasi, kemampuan dan persepsi peranan merupakan satu kesatuan yang saling berinteraksi.

Motivasi dapat juga disebut dengan istilah kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), atau dorongan (drive), yang semuanya ini mempunyai pengertian yang sama yaitu sebagai suatu keadaan yang ada pada diri seseorang yang mendorong untuk melakukan suatu kegiatan guna mencapai keinginan atau tujuan. Dorongan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk perilaku.

·         Pentingnya Motivasi

Kali ini akan dibahas berbagai permasalahan tentang pengarahan dan pengembangan organisasi, termasuk didalamnya bagaimana menggerakkan para anggotanya untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya, bagaimana memotivasi para anggotanya, bagaimana mengadakan komunikasi didalam organisasi, bagaimana mengadakan perubahan dan pengembangan dalam organisasi dan bagaimana mengatasi segala konflik yang ada dalam organisasi.

Kemampuan seorang manajer untuk memotivasi dan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi sangatlah penting karena akan menentukan efektifitas manajer. Dan ini bukan satu-satunya faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang. Manajer yang dapat melihat motivasi sebagai suatu sistem akan mampu meramalkan perilaku dari bawahannya.

·         Pandangan Motivasi dalam Organisasi

Pandangan motivasi dalam organisasi dapat dilihat dari tiga jenis teori motivasi yang ada, yaitu :

*    Model Tradisional

            Tidak lepas dari teori manajemen ilmiah yang dikemukakan oleh Frederic Winslow Taylor. Model ini mengisyaratkan bagaimana manajer menentukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dengan sistem pengupahan insentif untuk memacu para pekerja agar memberikan produktivitas yang tinggi.

            Teori produktivitas memandang bahwa tenaga kerja pada umumnya malas dan hanya dapat dimotivasi dengan memberikan penghargaan dalam wujud materi (uang). Pendekatan ini cukup efektif dalam banyak situasi sejalan dengan peningkatan efisiensi. Disini pemutusan hubungan kerja sudah merupakan suatu kebiasaan dan para pekerja akan mencari jaminan daripada hanya kenaikan upah kecil dan sementara.

*     Model hubungan Manusiawi

Elton Mayo dan para peneliti hubungan manusiawi lainnya menemukan bahwa kontak-kontak sosial karyawan pada pekerjaannya adalah penting, kebosanan dan tugas yang rutin merupakan pengurang dari motivasi. Untuk itu para karyawan perlu dimotivasi melalui pemenuhan kebutuhan-kebutuhan sosial dan membuat mereka berguna dan penting dalam organisasi.

Para karyawan diberi kebebasan membuat keputusan sendiri dalam pekerjaannya, untuk para pekerja informal perlu mendapat perhatian yang lebih besar. Lebih banyak informasi disediakan untuk karyawan tentang perhatian manajer dan operasi organisasi.

 

*     Model Sumber Daya Manusia

McGregor, Maslow, Argyris dan Likert mengkritik model hubungan manusiawi, bahwa seorang bawahan tidak hanya dimotivasi dengan memberikan uang atau keinginan untuk mencapai kepuasan, tapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti, dalam arti lebih menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yang baik, diberi tanggung jawab yang lebih besar untuk pembuatan keputusan dan pelaksanaan tugas.

·         Teori-teori Motivasi

            Teori-teori Motivasi dapat diklarifikasikan menjadi tiga kelompok, yaitu :

1.     Teori Petunjuk (prescriptive theories), yaitu mengemukakan bagaimana memotivasi para karyawan. Teori-teori ini didasarkan atas pengalaman coba-coba.

2.      Teori-teori Isi (content theories) kadang-kadang disebut teori-teori kebutuhan (need theories), adalah berkenaan dengan pertanyaan apa penyebab-penyebab perilaku atau memusatkan pada pertanyaan “apa” dari motivasi. Teori-teori yang sangat terkenal diantaranya :

o       Hirarki Kebutuhan dari Psikolog Abraham H. Maslow.

o       Frederick Herzberg dengan teori motivasi-pemeliharaan atau motivasi-higienis.

o       Teori prestasi dari penulis dan peneliti David McCleland.

3.     Teori Proses (process theories) berkenaan dengan bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan atau menjelaskan aspek “bagaimana” dari motivasi. Teori-teori yang termasuk kategori teori-teori proses adalah:

o       Teori Pengharapan

o       Pembentukan perilaku (Operant Conditioning)

o       Teori Porter-Lawler

o       Teori Keadilan.

·         Teori-teori Isi

Memusatkan pada penyebab perilaku terjadi dan berhenti yang terpusat pada kebutuhan, motif yang mendorong, menekan, memacu dan menguatkan karyawan melakukan kegiatan, juga berhubungan dengan faktor-faktor eksternal yang berupa insentif yang menyarankan, mendorong, menyebabkan dan mempengaruhi untuk melaksanakan suatu kegiatan. Penekanannya pada pengertian faktor-faktor internal dan kebutuhan. Ada tiga macam teori yang dipakai dalam teori isi, antara lain :

1.      Hirarki kebutuhan Maslow

Menekankan pada kebutuhan manusia yang tersusun dalam bentuk hirarki kebutuhan dari yang terendah sampai yang tertinggi serta kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku. Ada lima jenjang kebutuhan dalam hirarki kebutuhan Maslow, yaitu :

o       Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri (self-actualization needs)

o       Kebutuhan harga diri (esteem needs)

o       Kebutuhan sosial (social needs)

o       Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security needs)

o       Kebutuhan fisiologis (phisiological needs)

2.      Teori motivasi pemeliharaan Herzberg / teori motivasi higienis

Umumnya karyawan baru memusatkan perhatiannya pada pemuasan tingkat kebutuhan lebih rendah dalam pekerjaan pertama mereka, terutama rasa aman, bila telah terpuaskan akan memenuhi tingkat yang lebih tinggi, seperti kebutuhan inisiatif, kreatifitas dan tanggung jawab.

Ada dua kelompok faktor yang mempengaruhi kerja seseorang dalam organisasi, yaitu kepuasan kerja (job satisfaction) yang mempunyai pengaruh pendorong prestasi dan semangat kerja serta ketidak puasan kerja (job dissatisfaction) yang pengaruhnya negatif. Disini dibedakan antara motivator dan faktor-faktor pemeliharaan (higienic factors = dissatisfiers). Motivator mempunyai pengaruh meningkatkan prestasi atau kepuasan kerja, sedang faktor pemeliharaan mencegah merosotnya semangat kerja. Faktor-faktor dalam teori motivasi pemeliharaan meliputi :

o       Pekerjaan yang kreatif dan menantang

o       Prestasi

o       Penghargaan

o       Tanggungjawab

o       Kemungkinan meningkat

o       Kemajuan

3.      Teori Prestasi

Ada korelasi positif antar kebutuhan berprestasi dengan prestasi dan sukses pelaksanaan. McClelland mengemukakan bahwa usahawan, ilmuwan dan profesional mempunyai tingkat motivasi prestasi diatas rata-rata. Orang yang berorientasi prestasi mempunyai karakteristik-karakteristik tertentu yang dapat dikembangkan, yaitu :

o       Menyukai pengambilan resiko yang layak sebagai fungsi keterampilan, menyukai tantangan dan menginginkan tanggung jawab pribadi untuk hasil yang dicapai.

o       Punya kecenderungan untuk menetapkan tujuan-tujuan prestasi yang layak dan menghadapi resiko yang sudah diperhitungkan.

o       Mempunyai kebutuhan yang kuat akan umpan balik tentang apa yang telah dikerjakan.

o       Punya keterampilan dalam perencanaan jangka panjang dan memiliki kemampuan organisasional.

2.    Teori-teori Proses

Berkenaan dengan bagaimana perilaku timbul dan dijalankan. Adapun teori-teori yang berkenaan dengan teori-teori proses yaitu :

     Teori Pengharapan (Expectancy theory)

Dimana individu diperkirakan akan menjadi pelaksana dengan prestasi tinggi bila :

o       Kemungkinan usaha mereka mengarah ke prestasi yang tinggi.

o       Kemungkinan mencapai hasil yang menguntungkan.

o       Hasil-hasil tersebut akan menjadi pada keadaan keseimbangan, penarik efektif bagi mereka.

Menurut Victor Vroom (teori nilai pengharapan Vroom) orang dimotivasi untuk bekerja bila :

o       Usaha-usaha yang ditingkatkan akan mengarahkan ke balas jasa tertentu.

o       Menilai balas jasa dari hasil usahanya.

*     Pembentukan Perilaku (Operant conditioning)

Teori ini dikemukakan oleh B.F. Skinner yang didasarkan pada hukum pengaruh (Law of Effect), bahwa perilaku yang diikuti dengan konsekuensi-konsekuensi pemuasan cenderung diulang, sedang perilaku yang diikuti konsekuensi hukuman cenderung tidak diulang.

Ada empat teknik yang dapat digunakan manajer untuk mengubah perilaku bawahan, antara lain :

1.      Penguatan positif, bisa primer maupun sekunder.

2.      Penguatan negatif, individu akan mempelajari perilaku yang membawa konsekuensi tidak menyenangkan dan menghindarinya di masa mendatang.

3.      Pemadaman, dilakukan dengan peniadaan penguatan.

4.      Hukuman, manajer mengubah perilaku bawahan yang tidak tepat dengan pemberian konsekuensi-konsekuensi negatif.

*     Teori Porterm Lawyer

Merupakan teori pengharapan dari motivasi dengan versi orientasi masa mendatang dan menekankan antisipasi tanggapan atau hasil. Dasarnya yaitu kemungkinan usaha pengharapan yang dirasakan, usaha yang dijalankan, prestasi yang dicapai, penghargaan yang diterima, kepuasan yang terjadi dan mengarahkan ke usaha dimasa yang akan datang.

Model pengharapan menyajikan sejumlah implikasi bagi manajer tentang bagaimana seharusnya memotivasi bawahan dan implikasi. Implikasi ini mencakup :

1.      Pemberian penghargaan yang sesuai dengan kebutuhan bawahan.

2.      Penentuan prestasi yang diinginkan.

3.      Pembuatan tingkat prestasi yang dapat dicapai.

4.      Hubungan penghargaan dengan prestasi.

5.      Penganalisaan faktor-faktor yang bersifat berlawanan dengan efektifitas penghargaan.

6.      Penentuan penghargaan yang mencukupi.

Implikasi bagi organisasi adalah :

1.      Sistem penghargaan yang dapat memotivasi perilaku.

2.      Pekerjaan dibuat sebagai pemberian penghargaan secara intrinsik.

3.      Atasan langsung mempunyai peranan penting dalam proses motivasi.

*     Teori Keadilan

Orang akan selalu membandingkan antara masukan dalam bentuk pendidikan, pengalaman, latihan dan usaha dengan hasil atau penghargaan yang diterima. Keyakinan tentang adanya ketidakadilan akan berpengaruh pada perilaku pelaksana kegiatan. Faktor kunci bagi manajer yaitu mengetahui apakah ketidakadilan dirasakan, bukan apakah ketidakadilan secara nyata ada. Teori keadilan ini memberikan implikasi bahwa penghargaan harus diberikan sesuai yang dirasa adil oleh individu yang bersangkutan.

3.    Komunikasi

Komunikasi yang efektif adalah penting bagi manajer karena sebagai proses dimana fungsi manajemen seperti fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi kepemimpinan, dan fungsi pengendalian dapat dicapai. Dan sebagai kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.

Proses komunikasi memungkinkan para manajer menjalankan tanggung jawabnya dan informasi harus di komunikasikan kepada para manajer sebagai dasar pembuatan keputusan dalam pembuatan fungsi-fungsi manajemen baik secara lisan maupun tertulis.

·         Pengertian Komunikasi

Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekpresi wajah, intonasi dan sebagainya.

Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsur-unsur :

1.      Sebagai kegiatan untuk seseorang mengerti.

2.      Sebagai sarana pengendalian informasi.

3.      Sebagai system bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.

·         Proses Komunikasi

Ada dua model dalam proses komunikasi, yaitu :

1.      Model komunikasi antar pribadi

Model ini adalah model yang paling sederhana di dalam proses komunikasi. Model yang paling canggih dalam komunikasi adalah model proses komunikasi dimana langkah-langkahnya sebagai berikut :

*     Pengirim ( Sender = Sumber ) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau informasi serta mempunyai kepentingan untuk mengkomunikasikan kepada orang lain.

*     Pengkodean ( Encoding ), pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan diterjemahkan ke dalam simbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikannya.

*     Pesan ( Message ), pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat di dengar dan jika tertulis dapat di baca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan.

*     Saluran ( Channel ), adalah cara mentrasmisikan ( menyampaikan ) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan efisien. Saluran ( media ) harus sesuai untuk pesan.

*     Penerima ( Recaiver ), adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai kepada penerima. Komunikasi tidak terjadi.

*     Penafsiran Kode ( Decoding ), adalah proses dimana penerima mentafsirkan pesan dan menterjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, makin efektif komunikasi yang terjadi.

*     Umpan Balik ( Feedback ), adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Karena penerima menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpat balik semakin efektif dalam komunikasi

2.      Komunikasi dalam organisasi

Raymond V. Lesikar berpendapat bahwa yang mempengaruhi efektifitas komunikasi ada empat faktor, antara lain :

*     Jalur komunikasi formal

Efektifitas komunikasi akan efektif melalui dua cara :

o       Jalur formal dimana jarak yang semakin meluas dan berkembang serta tumbuhnya organisasi.

o       Jalur formal komunikasi menghambat arus yang besar dari informasi diantara tingkat-tingkat organisasi.

     Struktur wewenang

Dalam organisasi dimana perbedaan status dan kekuasaan akan mempengaruhi isi dan ketepatan komunikasi, contohnya percakapan Direktur Utama dengan karyawan biasa dilakukan dengan tatakrama dan terbatas sehingga tak ada pihak yang berkehendak untuk mengatakan sesuatu yang penting.

*     Spesialisasi Jabatan

Anggota organisasi yang sama akan menggunakan istilah-istilah, tujuan, tugas, waktu dan gaya yang sama dalam berkomunikasi.

*     Pemilikan Informasi

Individu-individu mempunyai informasi dan pengetahuan yang khas mengenai tugasnya. Informasi ini memiliki bentuk kekuatan bagi orang yang memilikinya, ini adalah bentuk komunikasi yang efektif.

·         Saluran Komunikasi dalam Organisasi

            Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe saluran dasar komunikasi, yaitu :

1.      Komunikasi Vertikal

Komunikasi Vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dalam rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor. Kegunaannya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaanorganisasi. Sedangkan kegunaan komunikasi ke atas memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi pada tingkatan yang lebih rendah. Misalnya tentang saran-saran, laporan kemajuan dan sebagainya.

2.      Komunikasi Lateral atau Horizontal

Meliputi pola aliran kerja dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama dan diantara departemen-departemen pada tingkat organisasi yang sama. Kegunaannya adalah untuk menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan mereka.

3.      Komunikasi Diagonal

Adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan antara departemen lini dan staf.

·         Peranan Komunikasi Informal

Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya berbagai maksud yaitu :

*     Pemutusan kebutuhan manusiawi.

*     Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan.

*     Keinginan untuk mempengaruhi prilaku orang lain.

*     Sumber informasi hubungan pekerjaan.

            Jenis lain dari komunikasi informasi adalah desas-desus (graperine) yang secara resmi tidak disetujui. Hal ini akibat jaringan informasi yang simpang siur atau tumpang tindih. Artinya beberapa orang tertentu yang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

·         Hambatan-hambatan Komunikasi Efektif

Hambatan-hambatan komunikasi yang efektif dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :

1.      Hambatan Organisasional

*     Tingkatan Hirarki

Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkurang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.

*     Wewenang Manajerial

Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedang bawahan menghindari situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.

*     Spesialisasi

Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat orang merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat, serta sulit memahami dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.

2.      Hambatan Antar Pribadi

Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu diperhatikan :

*     Persepsi selektif

*     Kedudukan komunikator

*     Keadaan membela diri

*     Pendengaran lemah

*     Ketidak tepatan penggunaan bahasa

4.    Peningkatan Efektifitas Komunikasi

Ada dua cara untuk meningkatkan efektivitas komunikasi, yaitu :

1.      Kebutuhan akan komunikasi yang efektif

Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.

Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting, maka perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal.

Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen partisi-pasif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.

2.      Komunikator yang lebih efektif

Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.

Salah satu alat yang digunakan adalah Active listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer, sebagai dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.

The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektivitas komunikasi organisasi, yaitu :

1.      Cobalah menjernihkan gagasan anda sebelum berkomunikasi.

2.      Telitilah kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.

3.      Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.

4.      Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi.

5.      Berhati-hatilah ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda.

6.      Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.

7.      Lakukan tindak lanjut komunikasi anda.

8.      Berkomunikasi untuk hari esok sebaik hari ini.

9.      Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi anda.

10.  Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik.

REFERENSI :

http://syarifhidayat21.blogspot.com/2010/11/bab-ix-pengarahan-pengembangan.html

http://syarifhidayat21.blogspot.com/2010/11/pengarahan-pengembangan-organisasi.html