TUGAS SEPTIAN KURNIA: PENGENDALIAN MANAGEMENT

PENGENDALIAN MANAGEMENT

DEFINISI PENGENDALIAN MANAGEMENT

A. Definisi Pengendalian ( controlling)

Pengendalian menurut Hansen & Mowen adalah proses penetapan standar dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.

Suatu organisasi juga harus dikendalikan jalannya. Hal ini dilakukan untuk menjamin aktivitas yang dilakukan sesuai dengan apa yang telah ditetapkan organisasi. Suatu sistem pengendalian memiliki beberapa elemen yang memungkinkan pengendalian berjalan baik. Elemen-elemen tersebut adalah :

SENSOR/DETEKTOR yakni suatu alat untuk mengidentifikasi apa yang sedang terjadi dalam suatu proses.
ASSESOR yakni suatu alat untuk menentukan ketepatan. Biasanya ukurannya dengan membandingkan kenyataan dan standar yang telah ditetapkan.
EFEKTOR yakni alat yang digunakan untuk mengubah sesuatu yang diperoleh dari assessor.
JARINGAN KOMUNIKASI yakni alat yang mengirim informasi antara detektor dan assesor dan antara assesor dan efektor.

Dengan demikian pengendalian adalah suatu proses untuk mengarahkan organisasi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

B. Langkah Langkah Pengendalian

a) Menetapkan standars dan metode untuk pengukuran kinerja (establish standard and methods for measuring performance)
Hal ini bisa mencakup penentuan standar dan ukuran untuk segala hal seperti target penjualan, produksi, sampai pada cacatan kehadiran dan keamanan kerja. Untuk menjamin efektivitas langkah ini, standar tersebut harus dispesifik dalam bentuk yang berarti dan diterima oleh individu yang bersangkutan.

b) Mengukur kinerja (Measure the performance)
Langkah ini merupakan proses yang berlanjut dan refetitif dengan frekuensi aktual bergantung pada jenis aktivitas yang diukur.

c) Membandingkan kinerja sesuai dengan standar (compare the performance match with the standars)
Membandingkan kinerja adalah membandingkan hasil yang diukur dengan standar yang telah ditetapkan. Apabila kinerja sesuai dengan standar yang ditetapkan maka manajer berasumsi bahwa segala sesuatu yang direncanakan dalam operasional berjalan secara terkendali.

d) Mengambil tindakan perbaikan (take corrective action)
Tindakan ini dilakukan apabila terdapat kinerja yang berada dibawah standar dan menurut analisis perlu dilakukan perbaikan.
Dalam kegiatan manajemen, istilah pengendalian dikenal dengan fungsi controlling. Fungsi controlling berperan sebagai pendeteksi masalah-masalah atau deviasi atau kelemahan yang terjadi dalam proses manajemen mulai dari tahap perencanaan sampai dengan tahap pelaksanaan. Pengendalian manajemen merupakan kebijakan-kebijakan serta tindakan-tindakan yang dilakukan manajemen dalam mengarahkan orang, mesin, dan fungsi-fungsi dalam rangka pencapaian tujuan.
Kegiatan pengendalian dapat diklasifikasikan menjadi dua yaitu pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Pengendalian Manajemen mengarah kepada pengendalian kegiatan secara menyeluruh untuk memperoleh keyakinan bahwa perencanaan strategis sudah terlaksana secara efektif dan efesien. Sedangkan Pengendalian Operasional merupakan kegiatan dalam mengarahkan atau mengendalikan tugas-tugas tertentu supaya terlaksana secara efektif dan efesien.
Menurut Shilling Law dan MC. Gahran (1993:749), ada tiga macam pengendalian yaitu :
1. Personal Controls, yaitu pengendalian yang ditekankan pada sikap dan motivasi orang yang terlibat dalam organisasi.
2. Action Controls, yaitu pengendalian yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan dan tugas yang diberikan kepada bawahan.
3. Result Controls, yaitu pengendalian yang ditekankan pada hasil kerja atau pelaksanaan operasional karyawan.

C. Tipe Pengendalian Management

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

1. Pengendalian preventif (prefentive control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk
program-program.

2. Pengendalian operasional (Operational control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa
anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

3. Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

D. Proses Control Pengendalian

Strategi memiliki kaitan yang erat dengan konsep perencanaan dan pengambilan keputusan, sehingga strategi berkembang menjadi manajemen strategi. Pengertian manajemen sendiri adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan terhadap upaya-upaya yang dilakukan anggota organisasi dan penggunaan segala macam sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan organisasi.

Dari definisi tersebut terdapat empat (4) frasa penting berikut ini:

Manajemen strategi merupakan suatu proses
Proses digunakan untuk merumuskan dan mengimplementasikan
strategi
Strategi digunakan untuk menyediakan costumer value terbaik
guna mewujudkan visi organisasi
Manajer dan karyawan adalah pelaku manajemen strategi.

Pengendalian setidaknya melibatkan beberapa aktivitas yaitu:

Menentukan apa yang akan diukur
Menentukan standar yang telah ditentukan sebelumnya
Pengukuran kinerja
Membandingkan hasil pengukuran dengan standar
Tindakan koreksi.

Dalam hal proses pengendalian manajemen ini diperlukan karena dapat dilakukan perbaikan secara cepat dan tidak harus menunggu sampai satu periode pelaksanaan strategis selesai, karena itu strategis yang sebelumnya telah ditetapkan sebenarnya tidak efektif lagi. Terdapat beberapa jenis pengendalian yang perlu dilakukan yaitu: